روش های حسابداری : ابزارهای ردیابی، گزارش دهی و کنترل مالی

روشهای حسابداری یک مجموعه از قواعد، رویه‌ها، و فرآیندهایی هستند که توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها برای ردیابی، گزارش‌دهی، و کنترل مالی استفاده می‌شوند. این روش‌ها شامل استانداردها، رویه‌های حسابداری، مدل‌ها، نرم‌افزارها، و ابزارهای دیگری هستند که در حسابداری و مالیات به کار می‌روند. روش‌های حسابداری به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا اطلاعات مالی خود را به صورت دقیق و سازمان‌یافته ثبت کرده و برای اهداف مختلف مانند ارزیابی عملکرد، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، گزارش‌دهی به سرمایه‌گذاران و مدیریت داخلی استفاده کنند. استفاده از روش‌های حسابداری مناسب، می‌تواند به بهبود کارایی و اثربخشی سازمان‌ها در مدیریت مالی و عملکرد کمک کند.

به عبارت ساده، به مجموعه قوانینی اطلاق می شود که تعیین می کنند درآمدها و هزینه های یک شرکت چه زمانی در دفاتر آن شناسایی شود. روش‌های مختلف منجر به نمایش متنوعی از وضعیت مالی یک شرکت می‌شود و اینکه کدام روش انتخاب شود، یک تصمیم حیاتی است.

انواع روشهای حسابداری

دو نوع عمده روشهای حسابداری عبارتند از روش تعهدی و روش نقدی.

حسابداری روش نقدی

یکی از روش های حسابداری، حسابداری نقدی است که یک روش حسابداری نسبتاً ساده است و معمولاً توسط مشاغل کوچک استفاده می شود. در حسابداری نقدی، معاملات تنها زمانی ثبت می شود که وجه نقد خرج یا دریافت شود. در حسابداری نقدی، فروش در هنگام دریافت وجه ثبت می شود و هزینه تنها در صورت پرداخت صورت حساب ثبت می شود. روش حسابداری نقدی روشی است که اکثر افراد در مدیریت امور مالی شخصی خود از آن استفاده می کنند و برای مشاغل مناسب است.

حسابداری نقدی بر اساس ارزش های نقدی دریافتی و پرداختی است. این روش ساده تر است اما فقط برای مشاغل کوچک توصیه می شود.

حسابداری روش تعهدی

حسابداری تعهدی بر اساس اصل تطبیق است که برای مطابقت با زمان شناسایی درآمد و هزینه در نظر گرفته شده است. با تطبیق درآمدها با هزینه ها، روش تعهدی تصویر دقیق تری از وضعیت مالی واقعی یک شرکت ارائه می دهد.

بر اساس روش تعهدی، تراکنش‌ها در زمان وقوع ثبت می‌شوند نه در انتظار پرداخت. این بدان معنی است که یک سفارش خرید به عنوان درآمد ثبت می شود، حتی اگر وجوه بلافاصله دریافت نشود. همین امر در مورد هزینه ها نیز صدق می کند، زیرا آنها ثبت میشوند حتی اگر پرداختی انجام نشده باشد.

حسابداری تعهدی همراه با اصل تطبیق بر مبنای درآمدهای به دست آمده و هزینه های انجام شده است. عملکرد کسب و کار را منعکس می کند و باعث می شود کاربران قابل اعتمادتر و به طور گسترده پذیرفته شوند. مشاغل کوچک واجد شرایط می توانند از هر یک از این دو روش استفاده کنند. با این حال، مهم است که به یک روش پایبند باشید، زیرا حفظ حساب ها به طور مداوم راحت تر است و بررسی دقیق و بررسی این اسناد نیز آسان تر است.

مزایای روش های حسابداری

هر دو روش حسابداری نقدی و تعهدی مجموعه ای از مزایای خاص خود را بر اساس استفاده از آنها در یک مجموعه خاص دارند. اجازه دهید از طریق توضیح زیر آنها را با جزئیات درک کنیم.

مزایای روش تعهدی در حسابداری

روش تعهدی یکی از روش‌های حسابداری است که براساس اصل تعهد مالی (accrual accounting) عمل می‌کند و در آن تراکنش‌ها بر اساس زمان انجام واقعی آنها، بلکه بر اساس زمانی که تعهد یا حق ایجاد می‌شود، ثبت می‌شوند. مزایای استفاده از روش تعهدی در حسابداری عبارتند از:

• دقت بالا: روش تعهدی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا تراکنش‌ها را بر اساس زمان ایجاد تعهد یا حق ثبت کنند، نه زمان واقعی دریافت یا پرداخت. این باعث می‌شود که صورت‌های مالی دقیق‌تری ارائه داده شود و تصویر دقیق‌تری از وضعیت مالی شرکت ارائه دهد.

• پویایی و تحلیل پذیری: استفاده از روش تعهدی، به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا تغییرات در تعهدات و حقوق خود را در طول زمان رصد کنند و از این طریق، قادرند بهترین تصمیم‌های مالی را بگیرند و روند عملکرد خود را بهبود بخشند.

• قابلیت مقایسه: استفاده از روش تعهدی، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا عملکرد خود را در یک دوره زمانی خاص با دوره‌های قبلی و آینده مقایسه کنند. این امر به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بر اساس استانداردهای داخلی و خارجی ارزیابی کنند و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.

• تشویق به شفافیت: استفاده از روش تعهدی، شرکت‌ها را تشویق می‌کند تا به شفافیت و صراحت در گزارش‌دهی

• تطبیق با استانداردهای حسابداری: روش تعهدی بر اساس استانداردهای حسابداری بین‌المللی (مانند استانداردهای IFRS) و استانداردهای حسابداری محلی (مانند استانداردهای GAAP) عمل می‌کند. این باعث می‌شود که شرکت‌ها بتوانند گزارش‌های مالی خود را با رعایت استانداردهای معتبر و قابل قبول جهانی و محلی تهیه کنند و به تعامل بیشتر با بازارهای مالی و سرمایه‌گذاران جذب کنند.

• ارزیابی بهتر عملکرد: با استفاده از روش تعهدی، شرکت‌ها قادرند بهتر عملکرد خود را ارزیابی کنند. با ثبت تعهدات و حقوق در زمان ایجاد آنها، امکان مقایسه درآمدها، هزینه‌ها و سودها با تعهدات و حقوق مربوطه وجود دارد و این امر به تصمیم‌گیری‌های مالی هوشمندانه کمک می‌کند.

• تاثیرات مالی صحیح: استفاده از روش تعهدی، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا تأثیرات مالی تراکنش‌ها را بر اساس زمان ایجاد تعهد یا حق، به درستی در گزارش‌های مالی خود در نظر بگیرند. این امر موجب افزایش شفافیت و قابلیت اعتماد گزارش‌های مالی شرکت‌ها می‌شود.

به طور کلی، استفاده از روش تعهدی در حسابداری به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا گزارش‌دهی مالی دقیق‌تر، قابل مقایسه‌تر و شفاف‌تری را ارائه دهند و از این طریق بهبود عملکرد مالی و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تری را داشته باشند.

مزایای روش نقدی در حسابداری

روش نقدی در حسابداری یکی از روش‌های شناخته شده برای ثبت تراکنش‌ها و رویدادهای مالی است که به تسویه‌ی فوری و بر اساس مبلغ نقدی انجام می‌شود. برخلاف روش تعهدی، که بر اساس زمان ایجاد تعهد یا حق، تراکنش‌ها را ثبت می‌کند، روش نقدی بر اساس وقوع نقدی تراکنش‌ها عمل می‌کند. برخی از مزایای استفاده از روش نقدی در حسابداری عبارتند از:

• سادگی و سرعت: روش نقدی به دلیل عدم نیاز به تسویه و تعیین زمان ایجاد تعهد یا حق، ساده‌تر و سریع‌تر از روش‌های دیگر حسابداری است. این روش به شرکت‌ها امکان می‌دهد تراکنش‌ها و رویدادهای مالی خود را به سرعت ثبت و گزارش دهند.

• قابلیت پیش‌بینی دقیق تراکنش‌ها: استفاده از روش نقدی می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا تراکنش‌ها و وقوع نقدی آنها را به صورت دقیق‌تری پیش‌بینی کنند. این امر می‌تواند به مدیریت مالی و برنامه‌ریزی بهتر کمک کند.

• انعطاف‌پذیری و قابلیت تطبیق: روش نقدی به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا به سرعت به تغییرات و تطبیق با شرایط جدید واکنش نشان دهند. با تسویه و ثبت تراکنش‌ها بر اساس مبلغ نقدی، شرکت‌ها می‌توانند در مواجهه با متغیرهای مالی و عملیاتی به سرعت واکنش نشان دهند.

• افزایش شفافیت: استفاده از روش نقدی می‌تواند شفافیت در حسابداری را افزایش دهد. زیرا تراکنش‌ها و رویدادهای مالی بر اساس مبلغ نقدی ثبت می‌شوند و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا دقیق‌تر و شفاف‌تر اطلاعات مالی خود را گزارش دهند. این می‌تواند به ارتقای اعتماد سهامداران، مدیران، و سایر عوامل مالی مرتبط با شرکت کمک کند.

• کاهش ریسک و افزایش کنترل: روش نقدی می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا ریسک‌های مالی را کاهش دهند و کنترل بهتری بر روی ورودی‌ها و خروجی‌های نقدی خود داشته باشند. این روش امکان می‌دهد تا تراکنش‌ها و وقوع نقدی آنها به صورت دقیق‌تری پیگیری و کنترل شوند.

• مدیریت بهتر وجوه نقدی: استفاده از روش نقدی می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا بهترین راهکارها برای مدیریت وجوه نقدی خود را پیدا کنند. با ثبت تراکنش‌ها و وقوع نقدی بر اساس مبلغ نقدی، شرکت‌ها می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مالی مبتنی بر نقدینگی و نیازهای مالی خود را بهبود بخشند

به طور کلی، استفاده از روش نقدی در حسابداری می‌تواند به سادگی، سرعت، قابلیت پیش‌بینی، انعطاف‌پذیری، شفافیت، کاهش ریسک، افزایش کنترل و مدیریت بهتر وجوه نقدی کمک کند و مزایا و مزیت‌هایی را به شرکت‌ها ارائه دهد. البته، انتخاب بهترین روش حسابداری برای هر شرکت بستگی به نوع فعالیت، اندازه و وسعت عملیات، و ویژگی‌های داخلی و خارجی شرکت دارد. بنابراین، قبل از انتخاب روش نقدی در حسابداری، بهتر است شرکت‌ها نیازها و شرایط خود را به دقت بررسی کرده و مزایا و معایب مرتبط با هر روش را ارزیابی کنند.

لازم به ذکر است که استفاده از روش نقدی در حسابداری همچنین معایبی نیز دارد، مانند افزایش خطرات امنیتی و قابلیت‌های کلاهبرداری، عدم ارائه اطلاعات کامل و دقیق در مورد تراکنش‌ها و معاملات، و تأثیرات مالی مرتبط با تغییرات نقدینگی و نرخ‌های بهره‌برداری. بنابراین، شرکت‌ها باید با دقت مزایا و معایب روش نقدی را ارزیابی کرده و با رعایت استانداردها و قوانین حسابداری، بهترین روش حسابداری برای خود را انتخاب کنند.

تغییر در روش های حسابداری

در ادامه روش های حسابداری اگر سیستم درآمد داخلی (IRS) شرکت ها یا افراد را ملزم به حفظ یک سیستم حسابداری ثابت کند. با این حال، آنها را می توان تغییر داد، مشروط بر اینکه واجد شرایط شیفت باشند.

• شرکت ها به طور کلی تشویق می شوند که از یکی از روش های فوق به طور مداوم استفاده کنند. این روش از دستکاری حساب ها برای اهداف نمایندگی و مالیات جلوگیری می کند.
• روش حسابداری ممکن است بسته به قوانین و سیاست های حاکم در حوزه قضایی / تنظیم کننده مربوطه شرکت تغییر کند.
• برای مثال، سیستم درآمد داخلی از همه مالیات دهندگان می خواهد که از یک روش حسابداری ثابت استفاده کنند، روشی که به طور دقیق امور مالی آنها را منعکس کند. در صورتی که مالیات دهندگان بخواهند روش را پس از سال اول تغییر دهند، باید به دنبال تأییدیه ویژه باشند. همچنین امکان حسابداری ترکیبی، ترکیبی از روش های تعهدی و نقدی را فراهم می کند. با این حال، مشمول محدودیت های خاصی است.

موارد مقایسه ای روشهای حسابداری

روش حسابداری تعهدی در مقابل وجه نقد دو تا از پرکاربردترین روش‌های حسابداری اغلب در کنار یکدیگر مورد بحث قرار می‌گیرند، اما مهم است که قبل از انتخاب روش مناسب، تفاوت‌های آن‌ها را درک کنید، زیرا تغییر روش به روش دیگری مستلزم یک رویه طولانی است.

• روش نقدی به تلاش کمتری نیاز دارد و درک و گزارش آن آسانتر است. این کار به کارکنان حسابداری زیادی نیاز ندارد و در بیشتر موارد به تنهایی قابل رسیدگی است.
• روش تعهدی تصویر دقیق تر و واضح تری از وضعیت مالی شرکت در یک دوره حسابداری خاص ارائه می دهد.
• به طور مستقیم ارزش ورودی و خروجی نقدی را منعکس می کند که به درک سودآوری فعلی از نظر پولی کمک می کند.
• اکثر سرمایه گذاران و تحلیلگران، گزارش های مالی با استفاده از روش تعهدی را برای سنجش عملکرد شرکت مفیدتر می دانند.
• در روش نقدیبه جای کل درآمد، فقط بر درآمدهای واقعی مالیات می شود. این ممکن است به شرکت در برنامه ریزی مالیاتی کمک کند و از بار مالیاتی قابل توجه در دوره های تنگنای نقدی (خلاصه ورودی کمتر) جلوگیری کند.
• کسب و کارهای کوچکتر بدون موجودی/کم، استارت آپ ها و مالیات دهندگان فردی
  به طور کلی روش نقدی را برای سهولت حسابداری ترجیح می دهند.
• روش تعهدی همچنین مبنای اساسی تری برای پیش بینی درآمدها و هزینه های آتی و تصمیم گیری های مربوطه فراهم می کند.
• مشاغل بزرگ و با سابقه و شرکت های سهامی عام معمولاً از روش تعهدی استفاده می کنند.